Betrokken medewerkers, betere samenwerking, hogere productiviteit, minder conflicten, versterking van de bedrijfscultuur, betere besluitvorming. Ze hebben allemaal één ding gemeen: door gebruik te maken van een gedegen interne communicatiestrategie kun je dit allemaal realiseren. Benieuwd hoe je dat doet? Je leest het antwoord in deze blog!
Wat is een interne communicatiestrategie?
Een interne communicatiestrategie is een plan waarin je benoemt hoe je de interne communicatie binnen je organisatie wil sturen en verbeteren. Door te werken met een interne communicatiestrategie verspreid je systematisch de juiste boodschappen naar de juiste mensen binnen je organisatie.
Waarom een interne communicatiestrategie?
Interne communicatie? Dat is toch gewoon informatie delen met je collega’s? Simpel gezegd wel. Toch komt er heel wat meer bij kijken wanneer je serieus aan de slag gaat met je interne communicatie. En dat wil je! Want effectieve communicatiestrategie brengt een hoop voordelen met zich mee:
Voordelen interne communicatiestrategie
Teambuilding: Werken op afstand neemt toe. Dat betekent ook dat de afstand tussen jouw bedrijf en je medewerkers toe kan nemen. Teambuilding is nu misschien wel belangrijker dan ooit. Door gebruik te maken van een interne communicatiestrategie houd jij je collega’s betrokken bij je organisatie en versterk je het gevoel van bedrijfscultuur onder je medewerkers.
Minder personeelsverloop: Door medewerkers betrokken en aangesloten te houden bij je doelen houd je ze betrokken bij je organisatie. Vooral wanneer je medewerkers ook nog eens betrekt bij het op- of bijstellen van deze doelen. Laat je collega’s weten dat hun input gewaardeerd wordt en dat ze nodig zijn om jouw bedrijfsdoelen te halen.
Hoge productiviteit: Effectieve interne communicatie zorgt voor beter geïnformeerde medewerkers. Dit zorgt op zijn beurt weer voor een hogere productiviteit. Jouw medewerkers weten beter wat er van ze wordt verwacht en welke doelen ze moeten nastreven.
Verbeterde samenwerking: Door te werken met een communicatiestrategie verbeter je ook de communicatie tussen afdelingen, teams en individuen. Daarnaast kunnen je medewerkers ook effectiever informatie delen, ideeën uitwisselen en gezamenlijk aan projecten werken.
Betere feedback: Door gebruik te maken van een interne communicatiestrategie creëer je mogelijkheden voor tweerichtingscommunicatie en feedback. Moedig medewerkers aan om vragen te stellen, suggesties te doen en hun mening te delen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren via enquêtes, feedbacksessies, ideeënbussen, interne discussieforums of persoonlijke gesprekken.
Verbeterde klantenservice: Goede interne communicatie heeft ook invloed op de service richting klanten. Goede communicatie tussen medewerkers stelt hen in staat om sneller in te spelen op vragen, problemen en feedback. Hierdoor zal op den duur ook de klanttevredenheid en loyaliteit toenemen.
Snellere besluitvorming: Door medewerkers beter te betrekken bij je missie, visie en doelen maak je als organisatie sneller beslissingen. Medewerkers kunnen hierdoor namelijk zelf een betere inschatting maken van het werk dat verricht moet worden, de afspraken die gemaakt moeten worden of de deals die gesloten kunnen worden. Hierdoor ben je als organisatie sneller en meer wendbaar.
Hoe stel je een interne communicatiestrategie op?
Een effectief intern communicatieplan bestaat uit een aantal belangrijke stappen. Volg onze tips en stappen voor het opstellen van een interne communicatiestrategie:
Analyseer de huidige situatie
Een eerste stap naar succesvolle interne communicatie is je huidige interne communicatie praktijken en -processen goed onder de loep te nemen. Identificeer wat je sterke en zwakke punten zijn en schrijf op waar verbetering het meeste nodig is.
Deze informatie kun je het beste verzamelen door feedback van medewerkers te vragen. Probeer een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de behoeften en uitdagingen op het gebied van interne communicatie.
Bepaal de doelstellingen
Stel duidelijke doelstellingen op voor jouw interne communicatiestrategie. Beschrijf wat je wil bereiken met je communicatiestrategie. Een hogere medewerkersbetrokkenheid? Hogere klanttevredenheid? Betere samenwerkingen? Efficiëntere medewerkers? Het zijn allemaal zaken die je kunt bereiken door je interne communicatie op de schop te gooien.
Beschrijf ook duidelijk hoe je hier naartoe wilt werken. Dat doe je door je doelstellingen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdsgebonden (SMART) te maken. Stel ook relevante KPI’s op. Een succesvolle interne communicatiestrategie valt of staat natuurlijk bij het halen van je doelen.
Identificeer doelgroepen
Identificeer de verschillende doelgroepen binnen je organisatie. Deel je medewerkers in op verschillende niveaus, afdelingen, locaties of andere belangengroepen. Iedere ‘groep’ heeft zo zijn of haar eigen informatiebehoeften, voorkeuren en uitdagingen. Door deze behoeften in kaart te brengen kun je jouw plan zo specifiek mogelijk inschieten.
Kies communicatiekanalen
Via welke interne communicatiemiddelen communiceren de mensen in jouw organisatie? En is dat écht de beste manier om je medewerkers op de hoogte te houden van het laatste nieuws? Veel organisaties maken gebruik van Whatsapp, e-mail, telefonisch contact en natuurlijk face-to-face gesprekken. Wist je dat jouw communicatiemiddelen een enorme invloed hebben op het succes van je interne communicatie?
Door verschillende middelen te gebruiken creëer je chaos. Het wordt moeilijk voor je medewerkers om het overzicht te bewaren en informatie op één overzichtelijke plek terug te vinden. Met een communicatieplatform, zoals dat van Bundeling, tackel je dit probleem. Via ons platform hebben jouw collega’s namelijk altijd het laatste nieuws binnen handbereik. Aan het einde van deze blog vertellen we meer over het Bundeling platform.
Ontwikkel je boodschap
Wat is de boodschap die je over wilt brengen met je strategie? Schrijf dit uit en bedenk communicatie-uitingen die hierbij aansluiten. Dat kan in de vorm van geschreven berichten, foto’s, video’s of een presentatie. Zorg dat je uitingen relevant, begrijpelijk, consistent en to the point zijn. Overweeg ook om de tone of voice en andere visuele aspecten zoals je branding en dergelijke vast te leggen. Zo blijven je boodschappen herkenbaar en impactvol.
Stel een communicatieplan op
Tijd om een planning voor je plan te maken. Maak een contentkalender met belangrijke data, hierin kun je ook evenementen en campagnes opnemen. Denk goed na over de frequentie waarin je wilt plaatsen en de timing die je gebruikt om je berichten naar buiten te brengen. Je plan hoeft nog niet in beton gegoten te zijn, zorg dat je plan flexibel blijft en laat zien hoe je de belangrijkste boodschappen in je planning hebt verwerkt.
Implementeer en evalueer
Voer je plan uit volgens het opgestelde plan. Monitor en meet je resultaten, zo kun je de effectiviteit van je plan ook daadwerkelijk in kaart brengen. Verzamel feedback van je medewerkers en analyseer zoveel mogelijk meetbare gegevens aan de hand van je KPI’s.
Interne communicatiestrategie voorbeelden
Er zijn verschillende bedrijven die bekend staan om hun effectieve interne communicatie strategieën. Hier zijn enkele voorbeelden:
Google: Google is een bedrijf dat bekend staat om zijn open en transparante interne communicatiecultuur. Ze organiseren regelmatig “TGIF”-bijeenkomsten waarbij medeoprichters en het managementteam vragen van medewerkers beantwoorden.
HubSpot: HubSpot, een toonaangevend marketing- en salesplatform, legt een sterke nadruk op interne communicatie. Ze hebben een wekelijkse e-mailnieuwsbrief genaamd “The Spotlight” waarin belangrijke updates, prestaties, successen en andere informatie worden gedeeld. Ze organiseren ook regelmatig evenementen en teambuildingactiviteiten om de communicatie en betrokkenheid te bevorderen.
Microsoft: Microsoft heeft verschillende interne communicatie-initiatieven om de betrokkenheid en samenwerking binnen het bedrijf te bevorderen. Ze hebben een interne podcast genaamd “Microsoft Uncovered” waarin ze verhalen en updates delen met medewerkers.
Deze bedrijven hebben allemaal verschillende benaderingen van interne communicatie, maar ze delen een gemeenschappelijk kenmerk: ze hechten waarde aan openheid, transparantie en betrokkenheid van medewerkers. Ze creëren communicatiekanalen en -culturen die bevorderlijk zijn voor het delen van informatie, het stimuleren van samenwerking en het creëren van een positieve werkomgeving.
Ook aan de slag met je interne communicatie?
Wil jij ook aan de slag met je interne communicatie? Bundeling is hét platform om je interne communicatie mee te stroomlijnen. We hebben al meer dan 800 organisaties geholpen aan een gepersonaliseerd communicatieplatform. Via dit platform staan al je medewerkers 24/7 met elkaar in contact. Allemaal vanuit een applicatie die volledig in jouw huisstijl gebouwd is. Wil je hier meer over weten of een gratis demo? Neem direct contact met ons op!
