Hoe stel je een communicatieplan op voor je intranet?
Hoe is de interne communicatie in jouw organisatie geregeld? Ga je planmatig te werk? Of drop je alleen nieuwtjes wanneer het echt ‘moet’? Veel organisaties hebben hun eigen intranet, waarmee ze hun interne communicatie realiseren, toch zijn er maar weinig organisaties die echt een plan opstellen voor het gebruik hiervan. In deze blog vertellen we jou hoe je een communicatieplan opstelt voor je intranet!
Modern intranet
Laten we beginnen met het volgende; het ene intranet is het andere niet. Maakt jouw organisatie al gebruik van een modern intranet? Een modern intranet biedt je medewerkers de mogelijkheid om terug te communiceren, in tegenstelling tot een traditioneel intranet waar communicatie met name top-down gerealiseerd wordt.
Dit nieuwe intranet zorgt ervoor dat er binnen de organisatie meer verbinding is. Medewerkers kunnen hun inbreng geven en voelen zich gehoord doordat ze de optie krijgen om te reageren op jouw interne communicatie-uitingen. Daarnaast krijgen je medewerkers een beter beeld van elkaars werkzaamheden. Een modern intranet kun je een beetje zien als sociale media voor je bedrijf, we noemen dit ook wel vaker een sociaal intranet!
Pak je interne communicatie planmatig aan
Het planmatig aanpakken van interne communicatie biedt verschillende voordelen. Ten eerste is het belangrijk dat je nadenkt over het doel van je interne communicatie. Wat wil je eigenlijk bereiken?
Interne communicatie zorgt er niet alleen voor dat je collega’s beter op de hoogte zijn van het laatste nieuws, het zorgt ook nog eens voor een betere samenwerking tussen medewerkers, een versterking van de bedrijfscultuur, een hogere betrokkenheid en de kans om feedback te verzamelen van je medewerkers.
Door je interne communicatie planmatig aan te pakken, kun je dit bij laten dragen aan je strategische doelen met betrekking tot personeel en groei.
Communicatieplan opstellen voor je intranet
Effectief communiceren via je intranet doe je natuurlijk met een communicatieplan. We hebben een aantal stappen voor je geformuleerd, zodat je zelf een communicatieplan op kunt stellen voor je intranet.
1. Stel je doelen vast
Bepaal welke doelstellingen je wil bereiken door te communiceren via je intranet. Wil je bijvoorbeeld de interne samenwerking verbeteren, wil je betrokkenheid onder je medewerkers vergroten of heb je andere doelen die je wil bereiken? Maak je doelstellingen SMART en definieer relevante KPI’s zodat je ook daadwerkelijk kunt meten of je doelen bereikt worden.
2. Krijg inzicht in je doelgroep(en)
Identificeer je doelgroep of doelgroepen. Wie gaat er straks gebruikmaken van je intranet? Denk aan je medewerkers en deel deze op in verschillende groepen. Dat kan bijvoorbeeld op basis van verschillende afdelingen, managementniveaus of locaties. Deze doelgroepen hebben ieder hun eigen informatiebehoeften en voorkeuren om aangesproken te worden.
Ga het gesprek aan met deze doelgroepen. Welke informatie maakt het werken bij jouw organisatie makkelijker, leuker of efficiënter?
3. Bepaal boodschappen en inhoud
Vervolgens wordt het tijd om je communicatie-uitingen te bedenken. Denk na over belangrijke aankondigingen over bedrijfs- en project updates, trainingen, evenementen en meer. Maak je gebruik van meerdere communicatiekanalen in je intranet, bijvoorbeeld door labels? Dan is het belangrijk om te zorgen dat jouw boodschappen bij de juiste doelgroep terecht komen. Verder is het van belang dat je berichten relevant, waardevol en makkelijk te begrijpen zijn.
4. Timing en frequentie plannen
Maak een duidelijke contentplanning waarin je nadenkt over de timing en frequentie van je berichten. Stel een contentkalender op om ervoor te zorgen dat je regelmatig nieuws deelt, voorkom overbelasting van informatie en blijf relevant! Bedenk ook dat herhalingen op zijn tijd belangrijk zijn, bijvoorbeeld bij het organiseren van trainingen en evenementen. Houd er ook rekening mee dat je hier tijdig over communiceert, zodat je collega’s niet al andere plannen hebben.
5. Meten, evalueren en bijstellen
Meten is weten. Analyseer de effectiviteit van je communicatieplan door KPI’s op te stellen en te monitoren of deze behaald worden. Enkele cijfers die je kunt analyseren zijn bijvoorbeeld het aantal bezoekers/lezers op je intranet en de betrokkenheid van je medewerkers. Vraag ook om feedback van gebruikers en gebruik deze inzichten om je communicatieplan voortdurend te verbeteren.
