Hoe verbeter je de interne communicatie binnen je organisatie?
Interne communicatie betreft alle vormen van communicatie binnen je organisatie. Des te meer je bedrijf of organisatie groeit, des te meer er intern gecommuniceerd moet worden. Afspraken tussen afdelingen, overleg, nieuwe regels, nieuwe werkroosters, eigenlijk alles wat jij met je collega’s moet bespreken valt onder interne communicatie. Het klinkt misschien niet zo ingewikkeld, maar het kan aardig lastig zijn om dit efficiënt in te richten.
In dit artikel leer je wat jij moet weten, om de interne communicatie van jouw organisatie of bedrijf soepel te laten verlopen.
Wat betekent interne communicatie voor jouw organisatie?
Veel organisaties hebben uitgebreide documenten met richtlijnen waarin precies staat hoe er gecommuniceerd moet worden. Daarnaast worden er (vaak dure) communicatietrainingen georganiseerd of worden er zelfs mensen aangenomen puur om de interne communicatie in goede banen te leiden. De vraag is echter; heeft dat allemaal wel zin? En kan het niet stukken makkelijker?
Waarom is interne communicatie belangrijk?
Laten we eerst eens kijken waarom interne communicatie zo belangrijk is. Stel je voor, je bedrijf krijgt een nieuwe opdracht binnen. Het is een flinke order dus de afdeling productie heeft flink wat werk voor de boeg staan. Er moet extra materiaal worden ingekocht, meer personeel op de planning en het transport moet geregeld worden. Daar heb je allemaal interne communicatie voor nodig.
Als jouw organisatie dit goed geregeld heeft betekent dit dus dat het materiaal op tijd binnenkomt, productie met voldoende man aan het werk kan en het transport tijdig vertrekt vanaf je bedrijfslocatie (met de juiste spullen natuurlijk). Interne communicatie heeft daarmee een directe invloed op je ‘externe’ bedrijfsresultaten.
Naast deze ‘must’ voor je bedrijfsprocessen zorgt interne communicatie, mits goed geregeld, ook voor een stijging in de betrokkenheid van je medewerkers. Dit zorgt op zijn beurt weer voor een lagere omloop in personeel, minder ziekteverzuim, etc.
Wil je hier meer over weten? We schreven eerder al een artikel over het vinden en binden van medewerkers door middel van betrokkenheid.
Wat is ‘goede’ interne communicatie?
Wanneer is je communicatie nou ‘goed geregeld’. Volgens onderzoek van Involve (2017), een specialist op het gebied van interne communicatie, moet een goede interne communicatie de volgende doelen bewerkstelligen:
- Mensen met elkaar in contact brengen;
- Zorgen voor betrokkenheid van medewerkers;
- Duidelijkheid bieden over de weg die je organisatie inslaat (missie, visie, doelen en waarden);
- Medewerkers sneller, effectiever en efficiënter samen laten werken.
Zorgt de communicatie binnen jouw organisatie dat deze doelen behaald worden? Of merk je juist dat er steeds een grotere kloof ontstaat tussen medewerkers? Stel jezelf deze vragen regelmatig en bedenk wat je beter kunt doen, dan zul je merken dat je communicatieve vaardigheden vanzelf beter worden.
Waarom interne communicatie vaak mis gaat
Binnen grote organisaties wordt interne communicatie steeds lastiger. Je hebt namelijk meer en meer mensen die je met elkaar in contact moet brengen, betrokken wil maken en op de hoogte wil stellen van je strategische keuzes. Het probleem is echter dat je niet zo 1-2-3 kunt controleren wie je bericht heeft begrepen – en wie juist niet.
Goede communicatie is dan ook meer dan alleen zenden. Het is ook luisteren! Vooral in organisaties met een strakke hiërarchie gaat dit vaak mis. De onderste lagen worden niet aangehoord, of krijgen zelfs überhaupt niet de kans om bij te dragen aan het gesprek. Hartstikke zonde natuurlijk, je medewerkers zitten namelijk ook vol kennis en weten vaak wat wel of niet werkt op de vloer.
Geef alle medewerkers daarom de ruimte en mogelijkheid om ook terug te communiceren. Iedereen heeft het recht om gehoord te worden en wie weet komen er prachtige nieuwe ideeën van je collega’s.
5 tips om je interne communicatie te verbeteren
Interne communicatie is lastig. Het blijft menselijk werk en een kleine miscommunicatie is eigenlijk onoverkomelijk. Toch is er een hoop wat je kunt doen om de interne communicatie van jouw bedrijf te verbeteren. Lees je nog even mee met deze tips?
1. Voorkom een overvloed aan informatie
Less = more. Dat wil in dit geval zeggen; zorg dat je niet voor alles wat er gebeurt in je organisatie een memo, bericht of mail stuurt. Lang niet alle informatie is voor al je medewerkers even belangrijk. Zorg dat de juiste berichten bij de juiste personen komen. Stuur jij elke week een mail vol info die niet per se belangrijk is voor alle ontvangers? Dan kun je er op rekenen dat deze over een tijdje niet meer worden geopend.
2. Feedback
We zeiden het al… Communicatie werkt twee kanten op, het is zenden en ontvangen. Zorg dat er voor alle lagen in je organisatie ruimte is voor feedback op nieuwe plannen. Of nog beter, zorg dat je iedere afdeling iemand meeneemt in het maken van plannen. Zo voorkom je dat alles top-down geregeld wordt.
3. Verbind teams met elkaar
Mensen met elkaar in contact brengen is één van de vier hoofddoelen van interne communicatie. Door teams met elkaar in contact te brengen zorg je voor meer verbinding. De mensen van Sales weten wat ze aan het doen zijn bij Marketing en andersom. Dit zorgt voor meer begrip over elkaars werkzaamheden, planning en belangen.
Daarnaast kan deze verbinding zorgen voor het uitwisselen van ideeën en kennis wat invloed heeft op de effectiviteit en efficiëntie van alle medewerkers.
4. Keep it light
Communicatie mag best leuk zijn! Het hoeft niet altijd strak afgebakend en volgens de regels te gaan. Zorg ook dat men elkaar weet te vinden voor leuke gesprekken en bonding, bijvoorbeeld tijdens een vrijdagmiddagborrel. Dit verhoogt de collegialiteit onder je medewerkers en geeft je werknemerstevredenheid een flinke boost.
5. Maak gebruik van een platform
Interne communicatie is het beste te stroomlijnen als je gebruik maakt van een overzichtelijk platform. Zo heb je verschillende intranet-oplossingen die dit makkelijker maken voor je organisatie. Intranet is een besloten platform dat alleen voor leden van jouw organisatie beschikbaar is. Hierop kun je berichten plaatsen die voor iedereen te lezen zijn of juist berichten sturen naar aparte medewerkers of groepen.
Gaat alle interne communicatie bij jou nog steeds via de mail? Dát kan beter. Mailing werkt namelijk prima, maar wordt steeds on-overzichtelijker naarmate meer mensen gaan reageren of bij willen dragen. Je kunt beter gebruiken maken van een eigen communicatieplatform.
Verbeter je interne communicatie met Bundeling
Met Bundeling kun jij de interne communicatie binnen je organisatie gemakkelijk stroomlijnen. Ons platform zorgt er namelijk voor dat alle communicatie terug te vinden is op één overzichtelijk platform. Je profiteert van een communicatieplatform dat geheel naar jouw keus en volgens jullie huisstijl is ingericht.
Onze app is geschikt voor zowel mobile als desktop. Dat betekent dat je altijd en overal in contact blijft staan met je organisatie. Één druk op de knop en je hebt een nieuwe update geplaatst. Interne communicatie was nog nooit zo effectief, efficiënt én overzichtelijk.
Vraag nu een gratis demo aan via het contactformulier hier beneden of lees verder over ons slimme communicatieplatform.
