Digitale sprong: Neem een app voor communicatie op maat

Rob Bongenaar voor VM

Sommigen beweren dat apps de rol van de vereniging gaan overnemen. Voor nu is de vraag of apps het verenigen gemakkelijker en beter kunnen maken. De app Bundeling lijkt zijn weg te hebben gevonden via sponsorclubs in het betaald voetbal naar brancheverenigingen die ermee experimenteren om gericht te communiceren met leden. Een eerste review.

Het staat bij alle brancheprofessionals bovenaan het lijstje van prio’s: de communicatie met bestuurders en leden. Hoe zorgen we ervoor dat al onze boodschappen ook echt landen? En hoe realiseer je echte tweerichtingencommunicatie met je leden en tussen je leden onderling? In mijn tijd als branchedirecteur bij Ondernemersorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten (OSB) en daarna Koninklijke Horeca Nederland (KHN) ben ik altijd intensief bezig geweest met juist die vraag. Want we zenden ons als brancheclubs helemaal gek, om er steeds vaker achter te komen dat het eigenlijk heel vaak niet landt.

Veel te veel

De veelheid aan informatie die een gemiddeld lid op zich af krijgt vanuit allerlei commerciële en niet-commerciële hoeken, is hier natuurlijk debet aan. Scheid hier de zin maar eens van de onzin. Ze beginnen er vaak niet eens aan, ook al omdat 80% van de informatie te generiek voor ze is en niet direct van toepassing is op hun situatie. Daarnaast zit de gemiddelde ondernemer niet de hele dag achter zijn pc en wordt hij de keren dat hij die wel opstart geconfronteerd met een overload aan nieuwsbrieven, nieuwsalerts en ‘belangrijke’ mailtjes. En dat terwijl het lezen daarvan in de regel niet tot zijn favoriete hobby’s behoort.

Neem een app

In mijn zoektocht naar een oplossing voor dit chronische communicatieprobleem, stuitte ik op een product dat nog niet zo lang geleden op de markt verscheen en inmiddels door een aantal brancheorganisaties in gebruik is genomen. Het gaat hier over Bundeling, een app die communities ondersteunt, maar die juist ook ingezet kan worden voor het laten landen van alle reguliere communicatie, heel gericht en heel direct. Want doordat het werkt met een app is de geadresseerde nooit ver weg (van zijn telefoon) en kan hijzelf bepalen wat hij wil ontvangen. Zo kun je leden en bestuurders voorzien van bijna gepersonifieerde informatie en treed je als brancheclub op als communityleader in het verkeer dat er tussen de leden onderling ontstaat. Een toenemende participatie van bestuurders en leden in de branchevereniging is het logische gevolg. Iets waar we toch allemaal naar streven in dit tijdperk van ‘de Vereniging 3.0’.

Praktijktest

Dat klinkt natuurlijk allemaal erg mooi, maar doet de app uiteindelijk ook wat het belooft? The ‘proof of the pudding is in the eating’. Ik ben daarom langs gegaan bij de Koninklijke Nederlandse Slagers (KNS) en de Nederlandse Vereniging van Makelaars en Taxateurs van onroerende goederen (NVM), om eens te horen of de praktijk net zo veelbelovend is als de theorie. Ik sprak met communicatieadviseur Vera de Jonge van KNS en interim-directeur Theo Lemmen van NVM en legde ze een aantal prangende vragen voor.

Wij willen echte tweerichtingscommunicatie en meer ledenparticipatie realiseren. In onze zoektocht kwam Bundeling langs en dit lijkt te voorzien in die behoefte.

Waarom deze app?

De Jonge: “Een onderzoek van een bij ons afstuderende communicatiewetenschapper naar het herkenbare probleem, ‘hoe kun je gerichter en meer effectief communiceren met je leden’, verwees naar de app Bundeling. Het klonk geweldig, het is immers mega- eenvoudig en intuïtief. Wat het belooft zit er ook in. We zijn daarop klein begonnen met een pilot voor 120 deelnemers, actieve leden die lid zijn van onze inspiratiegroepen.” Lemmen benadrukt een ander doel: “Wij willen echte tweerichtingscommunicatie en meer ledenparticipatie realiseren. In onze zoektocht kwam Bundeling langs en dit lijkt te voorzien in die behoefte. Onze leden voelen zich niet gehoord. Nu kunnen ze zich beter laten horen en kunnen ze zich beter laten informeren. En ook nog eens wanneer het hun uitkomt.”

Andere communicatie?

Als je kiest voor deze manier van communiceren met leden verandert dan fundamenteel de bestaande communicatie? Misschien wordt de communicatieafdeling overbodig? De Jonge: “We zetten het in als extra kanaal naast de bestaande communicatiekanalen en kijken of en hoe het aanslaat. De effecten zijn inmiddels al te zien. Er wordt een stuk beter gelezen en leden klikken makkelijker en vaker op bijvoorbeeld uitnodigingen voor bijeenkomsten en evenementen. De communicatieafdeling wordt zeker niet overbodig. De app gebruiken we nu vooral voor KNS-nieuws en -events. De pushberichten triggeren goed. KNS heeft extra budget vrijgemaakt om te onderzoeken of het succesvol is, om vervolgens stap voor stap meer van onze 1600 leden aan te sluiten.”

NVM startte met een pilot van 180 leden maar dat werden er al snel meer. Lemmen: “Er loopt momenteel een pilot voor 250 leden. Dat waren er eerst 180, maar leden kloppen zelf aan om ook mee te mogen doen. Het is daarmee inmiddels vraaggestuurd geworden. In de evaluatie zien we dat de participatie zeer hoog is en dat de overgrote meerderheid erg enthousiast is. Hoopgevend dus allemaal. We zijn nu in staat om informatie op het juiste moment bij de leden te krijgen en daar ook nog eens feedback op te ontvangen. We hebben op communicatie juist iets uitgebreid om onze online communicatieactiviteiten meer aandacht te geven en daar past Bundeling prima tussen. Het is geen exclusief kanaal maar past uitstekend in de mix. Je moet de meerwaarde laten zien door er voldoende content in te stoppen. Zo zorgen we elke dag voor nieuws per specifieke marktgroep, dus je krijgt alleen het nieuws dat jou aangaat. Ook ledenvoordelen stoppen we er op dezelfde wijze in.”

Werkt het meteen?

Wat waren de voetangels en klemmen bij de introductie? De Jonge: “Die waren er hoegenaamd niet echt. Zo lukte het inladen van de ledenlijst gewoon in één keer. Het is verder helemaal KNS-custommade gemaakt zodat de leden het als ‘eigen’ zien. Met één klik waren de leden klaar om mee te doen, zeer intuïtief en logisch allemaal. We hebben op dit moment nog geen koppeling met ons CRM-systeem. We willen eerst de pilot afronden, maar mochten we het organisatiebreed gaan uitrollen, dan moet dat geen probleem zijn.”

Ook NVM zag geen introductieproblemen. Lemmen: “Het ging allemaal snel en soepel en is goed opgepikt door de leden. Intern was niet iedereen direct overtuigd, immers ‘not invented here’. Wij gaan binnenkort de koppeling met het CRM-systeem realiseren, qua techniek moet dat geen probleem zijn begrijp ik.”

Langere termijn

Vooralsnog positieve geluiden dus bij de brancheverenigingen over de eerste ervaringen met Bundeling. Tenminste, als het gaat om het extra communicatiekanaal en de mogelijkheid om leden heel direct met specifieke informatie te bereiken. Of de beloofde verbinding en interactie ook gerealiseerd gaan worden, kan in dit stadium van pilots echter nog niet worden gezegd. Ik ben daarvoor te rade gegaan bij een gebruiker van het eerste uur, de sponsorvereniging (businessclub) van betaald voetbalclub VVV Venlo. Accountmanager Steffie Koopmans spreekt nog steeds met enthousiasme over de app die nu voor het derde seizoen operationeel is. “Momenteel gebruiken 450 sponsors de app. Nu nog naast andere communicatiemiddelen, maar we werken er naartoe om straks alle communicatie via Bundeling te laten verlopen. De attentiewaarde van een pushbericht via de app is gewoon vele malen groter dan bijvoorbeeld een nieuwsbrief. Die open ik zelf in veel gevallen niet eens meer altijd, laat staan de leden. Via de app kunnen we heel gerichte, per lid specifieke informatie delen en feedback ophalen. Zo’n bericht wordt bijna altijd geopend door het lid. Dat kunnen we als beheerder heel mooi volgen via het dashboard dat aan de Bundelingapp is gekoppeld.”

Elkaar vinden

“Verbinden en interactie, daar gaat het ons om in de vereniging”, gaat Koopmans verder. “Wat we over de drie jaar die we bezig zijn zien, is dat de leden elkaar veel makkelijker vinden. Er ontstaan zo allerlei groepen waarin leden samen zaken ondernemen, afspreken, et cetera. Overigens allemaal zichtbaar voor alle leden, dus die vinden, indien gewenst, snel aansluiting. Zo hebben we een sponsorelftal dat twee keer per jaar tegen andere eredivisieclubs speelt in een telkens wisselende samenstelling. Vaak kennen de leden die meedoen elkaar vooraf niet allemaal. Je ziet dan dat ze elkaar meteen via Bundeling opzoeken en druk gaan communiceren, allemaal zonder dat wij hier een coördinerende rol in moeten spelen. Sinds we Bundeling gebruiken is de interactie tussen leden toegenomen en ook de interactie tussen de leden en de club. Ze weten je gewoon veel beter, sneller en makkelijker te vinden. Het kan immers allemaal met één druk op de knop.”

Mijn conclusie : veelbelovend en zeker het overwegen waard voor brancheverenigingen.

Dat Bundeling inmiddels ook bij onder andere PSV, Vitesse en de Business Associates van Ajax in gebruik is, laat zien dat het lijkt te doen wat het belooft. En dat lijkt het ook te gaan doen bij de brancheverenigingen die er nu mee gestart zijn. Het zou best weleens een oplossing kunnen zijn voor het communicatieprobleem waar zoveel brancheverenigingen mee worstelen. Ik trof in elk geval zeer enthousiaste gebruikers die lovend waren over het gebruiksgemak en de toegenomen attentiewaarde en interactie bij en door de leden.
Mijn conclusie is dan ook: veelbelovend en zeker het overwegen waard voor brancheverenigingen.

Rob Bongenaar was directeur van OSB en Koninklijke Horeca Nederland en werkt momenteel als zelfstandig adviseur en interimmanager in verenigingsland. | info@robbongenaaradvies.nl