Twee hotels, één team, dankzij duidelijke en efficiënte communicatie met Bundeling.

Kun je jezelf voorstellen en iets vertellen over jullie organisatie?

Mijn naam is Amanda Paschmanns en ik werk als HR-medewerker bij Theaterhotel De Oranjerie en Het Arresthuis. Wij zijn een unieke organisatie die opereert vanuit twee locaties: een hotel met een theater én een voormalig gevangenis dat nu is omgebouwd tot een luxe hotel. Onze gasten ontvangen we voor uiteenlopende gelegenheden, van een ontspannen verblijf en een theateravond tot een gezellige lunch of diner in ons restaurant. We bieden een gastvrije ervaring op maat, waarbij persoonlijke aandacht centraal staat.

Hoe verliep de communicatie binnen de organisatie voordat jullie Bundeling introduceerden?

Voorheen gebruikten we verschillende middelen om collega’s te informeren. Er hing een groot prikbord in de kantine voor belangrijke mededelingen, zoals promoties of ander nieuws. Daarnaast hadden we whatsapp-groepen voor specifieke afdelingen, bijvoorbeeld om nieuwe menukaarten te delen. Tot slot gebruikten we ons urenregistratiesysteem om e-mails te versturen naar alle werknemers. Met zoveel verschillende kanalen was het soms lastig om iedereen effectief te bereiken. Dankzij Bundeling is dat verleden tijd. Alles is nu centraal geregeld, en we kunnen rollen en toegangsrechten eenvoudig verdelen, waardoor managers verantwoordelijk blijven voor hun eigen afdelingen.

Wat waren de uitdagingen in de communicatie vóórdat jullie Bundeling gingen gebruiken?

Een groot voorbeeld is onze housekeeping-afdeling. We hebben voor beide hotels één manager, wat betekent dat belangrijke informatie vaak fysiek gedeeld moest worden tijdens bijeenkomsten. Dat kostte tijd en moeite. Nu kunnen we met één bericht beide teams tegelijk bereiken, en de berichten worden zelfs automatisch vertaald voor collega’s die een andere taal spreken. Hierdoor zijn we er zeker van dat iedereen dezelfde boodschap begrijpt, zonder extra uitleg.

Hoe draagt Bundeling bij aan jouw dagelijkse werkzaamheden?

Op de HR-afdeling gebruiken wij de app intensief; zo’n 90% van alle berichten in de app komt bij ons vandaan. Het kost in het begin wat tijd om iedereen goed in te schrijven, maar dat is het zeker waard. Je hoeft niet meer achter collega’s aan om te checken of ze een bericht hebben gezien, want de app zorgt ervoor dat iedereen sneller wordt bereikt. Vooral nieuws en activiteiten delen we via Bundeling. Waar we vroeger het prikbord gebruikten, weten we nu zeker dat alle medewerkers de informatie daadwerkelijk lezen. Dat maakt ons werk een stuk efficiënter.

Hoe verliep de implementatie van de app?

De implementatie van Bundeling viel samen met mijn eerste werkdag hier. Toevallig kende ik de app al van mijn vorige baan, dus ik wist meteen hoe handig het kon zijn. Bundeling nam veel werk uit handen; wij hoefden alleen de juiste gegevens aan te leveren.

Tip: Wat ik bedrijven als tip zou geven, is om vooraf goed na te denken over de structuur van de app: welke informatie wil je erin hebben, en wie krijgt toegang tot wat? Gelukkig kun je later nog aanpassingen doen, maar een goede basis scheelt veel werk.

Wat is jullie ervaring met Bundeling nu jullie het volledig gebruiken?

We zijn erg positief! De app fungeert als een centrale hub waar alle communicatie samenkomt. Of het nu gaat om vragen, mededelingen of praktische updates, alles staat overzichtelijk op één plek. Het is een enorme vooruitgang dat we niet langer afhankelijk zijn van fysieke aanwezigheid of versnipperde communicatiekanalen.

“Bundeling maakt ons werk efficiënter en zorgt voor betere verbinding binnen de organisatie. Het voelt alsof iedereen nu letterlijk en figuurlijk op dezelfde golflengte zit!”